女童軍優化境外活動計劃 (OPES)

設立此計劃之目的

  • 鼓勵各組別的女童軍隊伍策劃及推行境外活動。
  • 讓不同隊伍的女童軍透過到海外交流,擴闊她們的眼界。
  • 加強不同隊伍的女童軍與世界各地女童軍之聯繫,促進她們對世界女童軍協會及女童軍運動的認識。

 

資助準則

  • 香港女童軍總會屬下的小女童軍、女童軍及深資女童軍隊伍均可遞交申請,境外活動參加者的年齡要求、活動計劃之人數比例和負責領袖要求必須根據香港女童軍總會之「委任與資格總覽—境外交流活動」及「活動安全規則及指引—境外交流活動」中有關境外活動的規定。
  • 每隊只可每兩年遞交一份申請表格及活動計劃書,亦不可同時遞交超過一份申請表格及活動計劃書。

 

資助金額

  • 每年批出不多於10份活動計劃書(及不多於財政預算上限)。
  • 每份計劃書之總參加者人數不可多於18名(包括領袖及女童軍人數),而計劃內之人數比例要求、負責領袖及活動安全主任人數,必須根據香港女童軍總會之「委任與資格總覽—境外交流活動」及「活動安全規則及指引—境外交流活動」中有關境外活動的規定。
  • 於亞太地區(不包括澳洲及紐西蘭)舉辦活動:每名女童軍最高資助金額為HK$2,000
  • 於亞太地區以外舉辦活動:每名女童軍最高資助金額為HK$3,000
  • 於澳門特別行政區舉辦活動:每名女童軍每日最高資助金額為HK$300
  • 每份申請可獲資助領袖名額上限為兩位,確實名額將視乎該境外活動之參加人數而定,而每名獲資助領袖之最高資助金額與上述女童軍資助金額相同。

 

職責

  • 本計劃性質屬隊伍活動,負責領袖必須為計劃內之所有配套活動作出安排。
  • 負責領袖於計劃有關境外交流活動時,應衡量隊伍資源及人手安排上能否配合計劃內容。
  • 負責領袖應事先與當地的合作機構或海外女童軍組織聯繫,以助妥善安排在當地的交流活動。
  • 負責領袖必須根據香港女童軍總會之「委任與資格總覽—境外交流活動」及「活動安全規則及指引—境外交流活動」中有關境外活動的規定,以安排境外交流活動。
  • 負責領袖必須於指定限期內向國際及內地事務處申報其活動計劃內的所有相關資料,包括詳細行程、住宿、交通、交流活動、參加者名單等。如已獲批之計劃內容或參加者名單有任何更改,必須於境外活動出發前最少兩個星向國際及內地事務處提出申請,以便轉交國際事務總監審批修訂內容。
  • 負責領袖必須依照本計劃指引,以紀錄和整理團員於境外的一切必要支出,並於回程後個月內呈交「計劃報告書」(FORM-003-ICL)予國際及內地事務處。
  • 申請獲批後,國際及內地事務處將會向各負責領袖發出「境外交流活動—領隊/領袖手冊(參考範本)」以供參閱。

 

及內地事處提之相關支

  • 如隊伍在聯繫海外女童軍組織上遇到困難,可在申請本計劃前聯絡國際及內地事務處,以嘗試聯絡相關海外女童軍組織。
  • 如有需要,國際及內地事務處可向當地合作機構或海外女童軍組織發出書信以助活動安排。
  • 獲資助的隊伍可獲豁免一次場地租金,以租用總會屬下的中心或營地作出發前訓練或籌備活動之用。
  • 獲資助的隊伍亦可向國際及內地事務處索取總會宣傳單張,用於當地的交流活動上推廣香港女童軍。

 

評審津貼準則

  • 計劃質素—計劃必須理念清晰、目標明確、見解獨特、構思完整、可行性高及有良好的人力質素。當中必須具備女童軍運動的元素,並透過活動連繫世界各地的女童軍,達致互相交流學習的效果。
  • 符合成本效益—計劃須達致最佳的成本效益(與計劃的預期成果、受惠人數及活動規模有關),及提供詳盡而合理收支情況的財政預算。
  • 完整性—活動過程完整,有明確的活動目標、周密的活動計劃(包括行程、當地住宿和交通安排等)、緊急事故應變措施、實施步驟、活動結果及有否延展性。整項活動計劃必須包括適當的配套活動,包括出發前訓練或籌備活動(如建立團隊精神的活動)及回程後的總結活動等。
  • 可行性—活動符合參加對象的知識及能力水平,並且與當地的合作機構或海外女童軍組織有充分及良好的溝通。若申請隊伍具備實質海外聯繫單位以助安排當地交流活動事宜,有關申請將獲優先考慮。
  • 創新性—活動內容、過程或方法的設計有創意,構思新穎,並能因人而異,因時、因地制宜。
  • 教育性—活動能傳授知識和技能予參加者,鼓勵參加者主動學習,探索世界。純觀光或遊覽性質的活動應只佔少數(不可多於三分之一活)。

*本會將根據上述準則審批申請,資助與否及資助金額,以香港女童軍總會的決定為準,申請者不得異議*

 

申請須知

  • 活動計劃宜向參加者酌量收費以分擔部份費用,總會津貼只限支付部分活動開支,當中以住宿及交通費用為主要可獲資助項目,如有餘款,必須全數退還「香港女童軍總會」。
  • 為確保活動質素,每份計劃書的總參加者人數不可少於,當中人數比例要求、負責領袖及活動安全主任人數必須根據香港女童軍總會之「委任與資格總覽—境外交流活動」及「活動安全規則及指引—境外交流活動」中有關境外交流活動的規定。
  • 申請隊伍在提交申請時應考慮各種因素(包括安全方面問題)而決定進行境外活動的國家。前往黑色或紅色旅遊警示國家的申請將不獲考慮,負責領袖亦必須時刻留意政府部門所發出最新的外遊警示。
  • 本計劃是以隊伍為申請單位。如屬聯隊活動請註明各隊的工作分配於計劃書內,由其中一隊提出資助申請並作為活動計劃之主要負責隊伍,而所有參與計劃的隊伍中每隊必須派出最少一名領袖出席該境外活動,以協助活動順利進行。
  • 本會將於隊伍提交活動計劃書後,根據計劃書內的收支預算及其他計劃內容考慮資助申請的最後結果。在資助計劃申請最後結果公布前的一切支出,概不獲資助。
  • 香港女童軍總會不會為獲資助的活動計劃引致的索償、要求及法律責任承擔任何責任,本會亦建議隊伍就所舉辦的境外活動向香港認可的保險公司為各參加者購買旅遊保險。
  • 獲資助的隊伍必須於回程後個月內呈交「計劃報告書」,其中包括:活動報告、財政報告、單據正本(請參閱「單據要求及準則」)、各項書面報價紀錄(請參閱本指引第九項)、活動相片原檔(不少於10張)、影片(如有)及參加者個人感想(不少於中文300字)予國際及內地事務處。
  • 獲資助的隊伍必須於回程後,協助組織「國際活動分享日」活動,於活動上與其他女童軍分享境外交流活動的體驗。
  • 如活動計劃內容有任何更改、進度延誤或未能符合本申請指引中列明之要求,而申請隊伍未有向總會國際及內地事務處提出修訂申請或提出合理解釋,本會有權撤回初步批核或已批出的資助金額,申請隊伍不得異議。

 

預支撥款

  • 獲資助的隊伍如需申請預支撥款,請於境外活動出發前三個月於「活動計劃書」(FORM-002-ICL)上提出申請,藉以支付預訂境外活動中的住宿及機票費用。
  • 提出預支撥款申請時,將以隊伍填寫於「活動計劃書」中的參加者名單以計算預支金額。
  • 預支金額最高為總資助額的百分之八十,用作預訂住宿及機票費用,其餘百分之二十的支出(例如:膳食、當地交通、活動費用等)將於回程呈交「計劃報告書」後按實報實銷的原則發放餘款。
 

書面報價紀錄

  • 請根據以下支出金額提交書面報價紀錄

支出項目金額不多於HK$3,000

提交1個書面報價紀錄

支出項目金額介乎HK$3,001 - HK$30,000

提交至少2個書面報價紀錄

支出項目金額介乎HK$30,001 - HK$100,000

提交至少3個書面報價紀錄

支出項目金額超於HK$100,000

提交至少5個書面報價紀錄

  • 在多數情況下,應選取符合要求而索價最低的報價。如不採納最低的報價,則須明確且有說服力地說明採納該報價之理據,以供審批。
 

申請流程及相關手續

  • 有意申請的隊伍可向總會國際及內地事務處索取或於總會網頁下載申請文件,流程及手續如下:

步驟

手續

提交方式*

境外活動出發前

最少六個月

負責領袖必須於境外活動出發前最少六個月知會機構負責人、所屬分區及區總監,並呈交「境外交流活動申請表」(FORM-001-ICL) 簡述活動日期、目的地、主題、理念、參加人數及其他相關內容等。國際及內地事務處將會約見負責領袖出席面談,以初步了解計劃內容。

  1. 郵遞
  2. 親身遞交
  3. 電郵

境外活動出發前

最少三個月

負責領袖獲得國際事務總監初步批核後,必須於境外活動出發前最少三個月呈交一份「活動計劃書」(FORM-002-ICL) 詳細列明收支預算、行程、住宿、交通、參加者名單等。及後,一切有關資助金額的計算將以計劃書內的參加者名單作準。

  1. 郵遞
  2. 親身遞交

境外活動出發前

最少兩個星期

如已獲批之計劃內容或參加者名單有任何更改,負責領袖必須於境外活動出發前最少兩個星期向國際及內地事務處提出申請。

  1. 電郵

回程後

一個月內

負責領袖必須於回程後一個月內呈交「計劃報告書」(FORM-003-ICL)及其他相關文件予國際及內地事務處。

  1. 郵遞
  2. 親身遞交
  • 郵遞(以郵戳日期為準)或親身遞交:九龍加士居道八號 香港女童軍總會 國際及內地事務處
  • 電郵:renee.ha@hkgga.org.hk
 

香港女童軍總會「委任及資格總覽」:

https://hkgga.org.hk/sites/hkggacms/files/upload/resources/file_for_download/Qualification%20Kit%20Chinese%20Version%20201906.pdf

香港女童軍總會「活動安全規則及指引」:

https://hkgga.org.hk/sites/hkggacms/files/upload/resources/file_for_download/Safety%20Rules%20Chinese%20Version%20201906.pdf

 

申請指引及文件

  1. 申請指引(下載
  2. 境外交流活動申請表 FORM-001-ICL(WORD / PDF
  3. 活動計劃書 FORM-002-ICL(WORD / PDF
  4. 單據要求及準則(下載
  5. 計劃報告書 FORM-003-ICL(WORD / PDF

 

查詢

國際及內地事務處 

電話:2359 6827

電郵:renee.ha@hkgga.org.hk

 

最後更新日期:2020-01-20